Khi nhắc đến máy in, máy photocopy vì nó khá phổ biến và quen thuộc. Còn đối với máy Scan văn phòng có thể có rất nhiều người chưa biết đến nó và không thể hình dung được nó như thế nào? Hình dạng ra sao và dùng để làm gì? Vậy có nên sử dụng máy scan văn phòng hay không? Bài viết dưới đây hãy cùng chúng tôi đi tìm câu trả lời cho câu hỏi trên nhé!
Máy Scan văn phòng có tác dụng gì?
Hiện nay máy Scan được sử dụng trong rất nhiều văn phòng, công ty và các hộ gia đình. Nó là một thiết bị quan trọng có khả năng quét văn bản và các hình ảnh trên các loại giấy cứng, sau đó lưu trữ những tài liệu này dưới dạng bản mềm trên các thiết bị như Laptop, Máy tính, Điện thoại, USB,.. Các bản mềm được chuyển sang các file lưu trữ như JPEG, BMP, PDF, TIFF,... sao cho thuận tiện nhất cho người sử dụng.
Có thể nói rằng tác dụng chính của máy scan là để lưu trữ các văn bản dưới dạng file mềm. Nếu như phải lưu trữ các tài liệu dưới dạng bản cứng thì các doanh nghiệp sẽ tốn rất nhiều chi phí in ấn, chưa kể đến việc lưu trữ các tài liệu này rất tốn diện tích và không gian đồng thời nó sẽ bị mục nát, mối mọt theo thời gian. Ngoài ra, khi cần gửi các tài liệu cho các đối tác hay gửi ra bên ngoài, bạn chỉ cần sử dụng máy scan sau đó chuyển tài liệu bằng bản mềm, vừa tiết kiệm được thời gian vừa tiết kiệm được chi phí.
Mỗi máy scan sẽ có các phân giải khác nhau. Do đó, máy có độ phân giải càng cao thì các hình ảnh càng chân thực rõ nét.
Lợi ích khi sử dụng máy scan văn phòng
Đối với các văn phòng làm việc chuyên nghiệp, việc sao chép và lưu trữ văn bản được diễn ra thường xuyên và liên tục. Vì vậy việc nên sở hữu 1 thiết bị máy scan là vô cùng cần thiết. Những lợi ích khi sử dụng máy scan là:
Tiết kiệm không gian
Với một thiết bị nhỏ gọn không chiếm quá nhiều diện tích. Bạn có thể để máy scan ở bất kỳ không gian nào để thuận tiện cho công việc của bạn. Đồng thời bạn sẽ có thể di chuyển máy một cách dễ dàng. Một chiếc máy scan hiện đại sẽ giúp cho văn phòng làm việc của bạn trở nên sang trọng và chuyên nghiệp hơn.
Cải thiện năng suất làm việc của nhân viên
Nếu như trước kia việc các doanh nghiệp thường lưu trữ các tài liệu trong kho, khi nào cần thì sẽ mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm, vì phải tìm kiếm theo cách truyền thống. Nhưng bây giờ khi sử dụng máy scan, khi tìm tài liệu đã được lưu trong hệ thống, bạn chỉ cần gõ tên tài liệu đã lưu để tìm kiếm, sẽ rất dễ dàng và nhanh chóng và không phải mất nhiều thời gian như trước kia. Nhân viên có thể làm thêm các công việc khác thay vì phải đi tìm kiếm tài liệu, từ đó giúp nâng cao hiệu quả công việc.
Giảm được tình trạng mất hoặc thiếu tài liệu
Với việc lưu trữ các văn bản truyền thống, việc mất các tài liệu là điều thường xuyên xảy ra. Chưa kể đến các tài liệu bị mối mọt mục nát theo thời gian. Nhưng giờ việc sử dụng máy scan để sao chép tài liệu thì việc mất mát tài liệu sẽ được giảm thiểu một cách tối đa.
Có khả năng khôi phục tài liệu sau thảm họa
Việc mất mát các tài liệu bản cứng khi xảy ra các vụ tai nạn hỏa hoạn là điều hiển nhiên và bạn sẽ khó có thể khôi phục được các tài liệu này. Nhưng khi sử dụng máy scan thì bạn có thể khôi phục lại được những dữ liệu đã lưu sau hỏa hoạn hoạc thiên tai. Bởi các tài liệu đã được lưu trữ trên máy tính và được sao lưu thường xuyên. Chính vì vậy mà ngày nay, đa số các doanh nghiệp đều sử dụng thiết bị này để lưu trữ tài liệu.
Cải thiện an ninh thông tin
Khi thông tin được lưu vào trong thiết bị, nó sẽ được cài đặt mã truy cập để tăng cường tính bảo mật thông tin cho doanh nghiệp. Ví dụ như hình ảnh được quét nó sẽ được lưu dưới dạng tài liệu PDF với chữ ký số để xác thực nội dung. Vì vậy bạn hoàn toàn có thể yên tâm với tài liệu đã được lưu trong máy.
Dễ dàng tìm kiếm tài liệu ở bất cứ nơi đâu
Thiết bị scan chuyên dụng có khả năng chia sẻ được các tài liệu đã được quét qua mail, công cụ đám máy và các công cụ ứng dụng. Vậy nên các nhân viên có thể dễ dàng tiềm kiếm tài liệu ở bất cứ kucs nào, bất cứ không gian để thuận lợi cho công việc của họ.
Sau khi hiểu được những lợi ích mà máy scan mang lại, Quảng Lợi tin rằng các bạn đã có câu trả lời cho riêng mình về việc có nên sử dụng máy scan văn phòng hay không!
XEM THÊM: Vai trò của máy in trong cuộc sống hằng ngày
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi để có thể sở hữu cho mình những thiết bị văn phòng hữu dụng và chất lượng nhất.
_____________________________________________
