Xóa và lưu trữ dữ liệu trên máy photocopy là một việc vô cùng quan trọng. Nó quyết định đến tiến độ làm việc và quan trọng hơn là nó ảnh hưởng đến việc bảo mật thông tin. Bài viết này, Quảng Lợi sẽ chia sẻ đến các bạn cách xóa và lưu trữ dữ liệu trên máy photocopy đơn giản và chính xác nhất.

Tầm quan trọng của ổ cứng máy photocopy

Ổ cứng được đưa vào máy photocopy và máy in đa chức từ khoảng năm 2003. Đây là thứ cho phép chúng thực hiện các nhiệm vụ. Đây là bộ phận cho phép chúng thực hiện các nhiệm vụ quan trọng như đối chiếu các tài liệu lớn và tăng tốc cho quá trình in bản sao của các biểu mẫu và giấy tờ có nhiều trang.

Việc ổ cứng có thể tháo rời và truy cập rất lâu ở máy photocopy cho thấy việc bảo mật dữ liệu ở ổ cứng gần như là không tồn tại. Chính vì vậy mà lưu trữ và xóa dữ liệu quan trọng trên ổ cứng hiện là một phần rất thực tế và rất quan trọng trong việc sử dụng máy photocopy của bất kỳ công ty nào.

Chú ý đến các hệ thống sử dụng bộ nhớ RAM

Các hệ thống sử dụng RAM để lưu trữ thông tin cho các công việc in và sao chép cơ bản không cần ghi dữ liệu vào ổ cứng. Khi thông tin này được lưu trữ trong RAM, bạn thường sẽ được hưởng lợi từ tính chất dễ “bay hơi” của RAM. Khi tắt máy thì những thông tin sẽ bị xóa. Điều này không với ổ cứng, các thông tin vẫn ở đó cho đến khi bị xóa hoặc bị ghi đè.

Hệ thống hỗ trợ độc quyền nhưng không đánh tin cậy

Hầu hết các máy photocopy sử dụng file tệp dữ liệu không chuẩn. Do đó khi tháo ổ cứng ra, chúng không thể kết nối với máy tính và đọc được dữ liệu. Điều này có nghĩa là tài sẽ của bạn sẽ được bảo vệ ở mức tối thiểu khả năng đọc ổ cứng từ máy photocopy bình thường. Tuy nhiên, nó sẽ không bảo vệ được được tài liệu của bạn khỏi những phần mềm phức tạp hơn được thiết kế để xâm nhập vào hệ thống để truy xuất dữ liệu.

Sử dụng các tùy chọn phần mềm mã hóa để xóa dữ liệu cho tốt

Đa phần các máy photocopy đa chức năng đều có ít nhất 1 tùy chọn để xóa dữ liệu một cách an toàn và ghi đè lên đĩa cứng để ngăn chặn việc đánh cắp thông tin được lưu trữ trong các tác vụ sao chép và in ấn. Một số phần mềm này có thể xóa dữ liệu ngay lập tức khi hoàn thành công việc. trong khi đó cũng có những phần mềm sẽ ghi lại ổ cứng nhiều lần để xóa dữ liệu an toàn. Đặc biệt là khi bán, bảo dưỡng, nâng cấp hoặc thay thế máy. Ngoài ra còn có những phần mềm đảm bảo hình quét của bạn được mã hóa khi chúng sao lưu vào ổ cứng để tăng thêm bảo mật cho các tệp và dữ liệu nhạy cảm.

Sử dụng các phần mềm mã hóa để xóa dữ liệu

Đa phần các máy photocopy đa chức năng đều bao gồm một tùy chọn, ít nhất, để xóa dữ liệu một cách an toàn và ghi đè lên đĩa cứng để ngăn chặn việc đánh cắp thông tin được lưu trữ trong các tác vụ sao chép và in ấn. Một số phần mềm này liên quan đến việc xóa ngay lập tức khi hoàn thành công việc, trong khi phần mềm khác sẽ ghi lại ổ cứng nhiều lần để xóa an toàn dữ liệu được lưu trữ trên ổ đĩa khi thiết bị được bán, bảo dưỡng, nâng cấp hoặc thay thế. Ngoài ra còn có phần mềm đảm bảo hình ảnh quét của bạn được mã hóa khi chúng được ghi vào ổ đĩa để bảo vệ thêm các tệp và dữ liệu nhạy cảm của bạn.

Các phương pháp hay nhất để luôn được bảo vệ dữ liệu

Có phần mềm bảo mật là một bước đầu tiên tốt, nhưng điều đó không đồng nghĩa với việc nó thực sự an toàn. Trước hết, đừng chỉ sử dụng phần mềm bảo mật khi bạn mở máy photocopy hoặc máy in. Sử dụng nó hàng ngày, hoặc ít nhất hàng tuần để loại bỏ bất kỳ tệp tích lũy nào cho tốt. Hãy biến nó thành một phần trong các hoạt động thường xuyên của công ty bạn và chỉ định ai đó làm nhiệm vụ này như một phần của bản mô tả công việc của người đó.

Bạn cũng muốn đảm bảo rằng bạn được bảo vệ hoàn toàn khi kết thúc hợp đồng thuê, hoặc khi bạn bán nó. Trong những trường hợp này, chạy ghi đè bảo mật hai lần có thể không phải là một ý tưởng tồi. Và, nếu bạn thực sự muốn chắc chắn rằng bất kỳ thông tin bảo mật quan trọng nào đã bị hủy, hãy tháo ổ cứng và hủy nó — chỉ cần đảm bảo nhận được chứng chỉ hủy từ nhà cung cấp.

Hiện nay Quảng Lợi là một đơn vị chuyên cung cấp máy photocopy uy tín tại Hà Nội và các tỉnh thành trên toàn quốc. Với các dịch vụ đi kèm như bán và cho thuê máy photocopy. Quảng Lợi mong muốn sẽ trở thành đối tác tin cậy của khách hàng và là nơi để trao tin tưởng. Với đội ngũ nhân viên có trình độ tay nghề và chuyên môn cao. Chúng tôi tin rằng sẽ đáp ứng được yêu cầu của các khách hàng cá nhân và doanh nghiệp.

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn cụ thể hơn về các thiết bị văn phòng.