Ứng dụng của máy scan là quét những giấy tờ bản cứng thành các file có thể lưu trên điện thoại, máy tính và các thiết bị di động. Bài viết dưới đây, hãy cùng chúng tôi tổng hợp những ứng dụng hữu ích của máy scan.
Máy scan là gì?
Scan là việc chuyển các văn bản trên giấy tờ, báo chí, hợp đồng trên giấy thành những dữ liệu, hình ảnh, file lưu trữ trên các thiết bị laptop, máy tính, điện thoại thông minh,..
Máy scan có cách thức hoạt động giống như một chiếc máy photocopy, máy sử dụng dung tích điện kép để thu hình ảnh điện tử của một trang bằng cách biến đổi cường độ sáng phản xạ. Từ đó hình thành các thông tin dạng số trong các file để lưu trữ trên máy tính, điện thoại.
Như vậy, cách thức làm việc của máy scan trái ngược với máy photo, vì nó chuyển các giấy tờ bản cứng sang các file mềm trên máy tính.
Cấu tạo của máy scan bao gồm 3 phần: thấu kính nhạy quang, bộ phận đẩy giấy cho phép bạn có thể tiến hành scan tại một vùng xác định, mạch điển tử dùng để biến đổi ánh sáng phản xạ thành các hình ảnh điện tử.
Ứng dụng của máy scan
Ứng dụng của máy Scan- Lưu trữ tài liệu
Công việc văn phòng bận rộn, công thêm việc nếu phải lưu giữ các nhiều giấy tờ sẽ dẫn đến các sai sót xảy ra. Đối với những tài liệu quan trọng, khi bị lưu lạc sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến daonh nghiệp. Bạn có thể mất đi cơ hội kinh doanh hoặc thậm chí phải chịu phát nặng với những vấn đề liên quan đến thuế, hóa đơn,... Sử dụng một thiết bị scan sẽ giúp bạn số hóa những tài liệu cần thiết và giảm nguy cơ mất tối đa. Những tài liệu quan trọng của doanh nghiệp, bạn có thể lưu trữ thành những file riêng có tính bảo mật cao. Máy scan được xem như một chuyển máy ảnh chuyển dugnj cho công việc văn phòng.
- Giúp nâng cao hiệu quả tại các văn phòng
Những tài liệu đã được scan bạn chỉ cần gõ tên trong ô tìm kiếm là sẽ thấy ngay thông tin cần thiết cho mình. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được khá nhiều thời gian, từ đó công việc sẽ được giải quyết nhanh hơn, thời gian còn lại bạn có thể tận dụng để xử lý những công việc khác.
- Bảo mật thông tin
Sau khi các tài liệu được quét ở máy scan, nó sẽ được lưu trữ ở dạng số và được cài đặt một mã truy cập riêng. Điều này sẽ giúp bảo mật thông tin một cách an toàn cho doanh nghiệp. Tài liệu được quét thành hình ảnh duwois dạng PDF với chữ ký số hiện đại để xác thực nội dung.
- Lưu trữ và chia sẻ tài liệu mọi lúc mọi nơi
Hệ thống tài liệu được số hóa và được lưu trữ trong một kho dữ liệu riêng, thì bạn có thể dàng tìm kiếm tài liệu của mình trên nhiều thiết bị khác nhau. Ngoài ra, những ứng dụng của máy scan hiện đại là tích hợp thêm tính năng chia sẻ các tài liệu được quét qua email, công cụ đám mây và đặc biệt là quét qua ứng dụng của bên thứ ba. Đây là những ưu điểm tuyệt vời giúp người dùng truy cập dễ dàng và tìm kiếm thông tin ở mọi lúc mọi nơi.
- Khôi phục các tài liệu đã mất
Đôi khi những sự cố bất ngờ như mưa, ẩm mốc, hay thậm chí là hỏa hoạn sẽ khiên cho các tài liệu bản cứng dễ bị mất hoặc hỏng. Lúc này bạn sẽ cảm nhận được vai trò của máy scan quan trọng hơn bao giờ hết. khi máy được kết nối với máy tính, máy sẽ tự động sao lưu các tài liệu trên điện toán đám mây một cách thường xuyên và liên tục. Vì vậy khi các tài liệu cứng bị hỏng hay mất bạn sẽ không cần phải lo lắng vì những tài liệu này đã được lưu trữ lại.
XEM THÊM: TOP 3 THƯƠNG HIỆU MÁY SCAN UY TÍN HÀNG ĐẦU TẠI VIỆT NAM
Qua bài viết trên hy vọng các bạn sẽ có thêm thông tin về ứng dụng của máy scan trong công việc văn phòng nói riêng và đời sống hằng ngày nói chung. Mọi vấn đề thắc mắc liên quan đến máy scan hãy liên hệ với chúng tôi.
CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ QUẢNG LỢI
Địa chỉ: 66H2, Ngõ 33 Phố Nguyễn An Ninh, Hoàng Mai, Hà Nội
VPGD: C11 lô 9 KĐTM Định Công, P. Định Công, Q.Hoàng Mai, TP. Hà Nội
Email: quangloi2010@gmail.com
Hotline: 0913 524 260 - 0941 238 384
Website: http://quangloi.com.vn/
