Việc sử dụng tiết kiệm mực, giấy in bằng máy photocopy là điều mà nhiều những doanh nghiệp quan tâm. Nếu chúng ta, chú ý đến những điều này thì doanh nghiệp của bạn sẽ tiết kiệm được chi phí một cách đáng kể.
Tiết kiệm điện năng cho máy photocopy
Máy photocopy là một trong những thiết bị tiêu tốn nhiều điện năng của doanh nghiệp. Dù không sử dụng những máy cũng vẫn sẽ hao điện. Khi bạn mở máy 24/24, tuy hạn chế được việc khởi động máy những tình trạng lãng phí vẫn sẽ xảy ra. Trong một số các trường hợp, nó còn làm cho máy không được giải nhiệt trong một thời gian dài.
Chính vì vậy để tiết kiệm điện cho máy photocopy đồng thời đảm bảo được độ bền của máy thì bạn nên tắt máy vào ban đêm và những ngày cuối tuần. Khi không sử dụng máy trong một khoảng thời gian năng bạn nên để máy ở chế độ ngủ đông hoặc chế độ Power Save.
Đối với máy photocopy Ricoh đời mới còn được trang bị thêm cảm biến thông minh. Bộ phận này có khả năng phát hiện bóng tối và dễ dàng phát hiện khi nào có hoặc không có người sử dụng.
Bí quyết để tiết kiệm giấy khi sử dụng máy photocopy
Rà soát tài liệu trước khi in, photocopy
Đây là một thao tác rất quan trọng để rà soát được nội dung và hình thức của văn bản. Công việc này hỗ trợ người dùng không phải mất công in đi in lại nhiều lần vì những sai sót nhỏ liên quan đến phông chữ hay lỗi chính tả. Với nút “ Print Review” bạn có thể xem lại toàn bộ văn bản cần in và có thể điều chỉnh lại sao cho hợp nhất và có thể loại bỏ được những đoạn không cần thiết.
Làm chủ công nghệ
Những tính năng mà nhà sản xuất đưa vào máy photocopy đều được sử dụng để phục vụ cho công việc sao chép, in ấn.
Muốn tiết kiệm được giấy in, bạn cần phải sử dụng thành thạo các lệnh điều khiển. Bạn nên thu nhỏ nhiều trang vào cùng 1 tờ để tiết kiệm giấy và mực. Tuy nhiên vẫn cần đảm bảo nội dung được hiển thị được rõ ràng, đầy đủ. Ngoài ra bạn có thể thiết lập chế độ in nháp ( draft mode) cho những văn bản không quá quan trọng, thay thế chế độ Standard ( chất lượng thường).
Thông thường các máy photocopy chất lượng đều mặc định theo khổ giấy của Mỹ. Trong khi đó, khổ a4 dài hơn, chứa được nhiều dòng hơn và được yêu thích ở Việt Nam hơn. Chính vì vậy, bạn cần điều chỉnh đúng kích cỡ giấy mặc định, phù hợp với nhu cầu thực tiễn. Bên cạnh khổ giấy, khối văn phòng nên chủ động tích lũy các định lượng giấy khác nhau. Trong đó, những văn bản tài liệu sử dụng để thương thuyết, kí kết hợp đồng với khách hàng sẽ sử dụng các loại giấy dày, ngược lại với các tài liệu tham khảo, bạn nên sử dụng các loại giấy mỏng tiết kiệm hơn.
Ngoài ra bạn cũng nên xem xét đến lề giấy bản in mặc định, khoảng cách giãn cách giữa các dòng, hay kích thước font chữ để chứa nhiều ký tự hơn một trang giấy. Đặc biệt quý khách nên chọn mua những chiếc máy photocopy có nhiều khay giấy. Từ đó các bạn có thể phân loại tài liệu đã qua sử dụng hay đã hoàn toàn hết giá trị.
Bên cạnh vấn đề về tiết kiệm điện năng, mực in thì giấy in cũng là vấn đề được nhiều quan tâm. Chính sách tiết kiệm giấy không chỉ hạn chế tình trạng lãng phí tài nguyên mà nó còn ngăn được sự phát xạ độc hại, bảo vệ môi trường sống và làm việc. Giúp bạn làm chủ công nghệ và làm chủ được tài chính trong việc sử dụng máy photocopy.
Mong rằng bài viết trên đây sẽ đem đến những thông tin hữu ích dành cho bạn.
Nếu các bạn đang có nhu cầu tìm mua máy photocopy thì đừng quên ghé ngay đến Quảng Lợi để được tư vấn và hỗ trợ mua sản phẩm tốt nhất.
XEM THÊM:
Làm thế nào để sử dụng máy in hiệu quả
Tại sao máy photocopy Nhật luôn được yêu thích?
